Aanpassing in het ‘Handboek Loonheffingen’

Loonstrook voor 2020 aangepast!

In hoofdstuk 10 van het ‘Handboek Loonheffingen’ staat welke gegevens u verplicht op de loonstrook moet opnemen. Daarnaast stonden er een aantal gegevens die u eventueel kon opnemen. Die gegevens hebben wij uit het handboek gehaald.

Naast de verplichte gegevens raadden wij in het handboek aan een aantal andere gegevens op de loonstrook op te nemen. Bijvoorbeeld het burgerservicenummer van de werknemer en het aantal verloonde uren. Dat advies is nu uit hoofdstuk 10 van het handboek geschrapt, omdat hiervoor geen wettelijke basis is. Hier onder meer informatie.

Stappenplan loonstrook

Stap 10 Loonstrook aan werknemers geven

Met de loonstrook (of salarisstrook of loonspecificatie) informeert u uw werknemer of uitkeringsgerechtigde (hierna: werknemer) over de opbouw van zijn bruto- en nettoloon. Op de loonstrook staan ook het wettelijk minimumloon dat voor de werknemer geldt, en gegevens die van belang zijn bij het vaststellen van een uitkering.

Wanneer en hoe geven?

U moet uw werknemers een loonstrook geven bij:

• de 1e loonbetaling
• iedere loonbetaling die afwijkt van de vorige loonbetaling

U moet een loonstrook geven, ook als de werknemer er zelf niet om vraagt. U mag de loonstrook ook digitaal geven. Dit mag alleen als uw werknemer daarmee heeft ingestemd en hij de loonstrook zo kan opslaan dat hij die later kan inzien, bijvoorbeeld als hij niet meer bij u in dienst is.

Voor de loonstrook is er geen verplicht model: u gebruikt eigen formulieren. Als u gebruikmaakt van een salarissoftwarepakket, dan is een loonstrook in de meeste gevallen onderdeel van het softwarepakket. Vraag dit na bij uw softwareleverancier.

Gegevens op de loonstrook

U moet op de loonstrook verplicht de volgende gegevens vermelden:

• het brutoloon in geld
• de gespecificeerde samenstelling van het bruto- of het nettoloon, bijvoorbeeld basisloon, garantieloon, prestatiebeloning, provisie, overwerkgeld, toeslagen, premies, gratificaties en opnamen uit het levenslooptegoed
• de gespecificeerde bedragen die u op het loon hebt ingehouden of ermee hebt verrekend, zoals de inhouding van de pensioenpremie, de premie PAWW of bijdragen voor bedrijfschappen, de werknemersbijdrage voor het privégebruik auto, de loonbelasting/premie volksverzekeringen, de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw en loonbeslag
• de wettelijke minimumvakantiebijslag waar de werknemer recht op heeft
• het aantal uren dat de werknemer werkt op basis van de arbeidsovereenkomst
• de periode waarover u het loon hebt betaald (het loontijdvak)
• het wettelijk minimumloon of minimumjeugdloon dat voor de werknemer geldt
• uw naam en de naam van de werknemer of uitkeringsgerechtigde
• als u de loonstrook ook als jaaropgaaf gebruikt (zie hoofdstuk 13): de verplichte gegevens van de jaaropgaaf

Belang van de loonstrook voor het digitaal verzekeringsbericht

De werknemer kan op uwv.nl, op werk.nl en op mijn.overheid.nl zijn digitaal verzekeringsbericht inzien. In dit bericht staan gegevens die van belang zijn voor de hoogte en duur van een uitkering, bijvoorbeeld het loon voor de werknemersverzekeringen (SV-loon) en het aantal verloonde uren. Als u deze gegevens op de loonstrook vermeldt, kan de werknemer het digitaal verzekeringsbericht controleren aan de hand van zijn loonstrook.

De gegevens van uw aangifte loonheffingen gaan naar de polisadministratie van UWV. De gegevens van het digitaal verzekeringsbericht komen uit de polisadministratie. Zorg er dus voor dat u aangifte doet of hebt gedaan op het moment dat u de loonstrook geeft. Anders is het digitaal verzekeringsbericht niet actueel op het moment dat de werknemer het bericht aan de hand van de laatste loonstrook controleert.

Gerelateerd:

•  Loonstrook wat en hoe in 2020?
• Aanpassing wettelijk minimumloon per 1 januari 2020