
Loonadministratie
16 oktober 2019 Uit Door 100% WerkgeverscoachWaarom loonadministratie?
In een loonadministratie houdt u alle gegevens over uw medewerkers en de loonbetalingen bij. Denk aan de loonstaat, loonstrook en jaaroverzichten. Maar niet voor alle werkgevers is het verplicht een loonadministratie bij te houden.
Wanneer een loonadministratie bijhouden?
U bent als werkgever wettelijk verplicht een loonadministratie bij te houden als u voldoet aan deze drie voorwaarden:
- u hebt personeel in dienst (één of meer)
- het personeel ontvangt loon voor hun werkzaamheden
- als werkgever bent u een inhoudingsplichtige
Loonheffing en loonadministratie
Heeft u één of meer medewerkers in dienst en betaalt u ze loon, dan bent u ook verplicht om loonbelasting en premies af te dragen.
Voldoet u niet aan één of meer van de drie voorwaarden, dan kunnen er geen sociale premies worden afgedragen. En kan er ook geen loonheffing plaatsvinden. U bent dan dus niet verplicht een loonadministratie bij te houden.
Wat is de definitie van loon?
‘Werknemer ’ en ‘loon ’ hebben een andere definitie voor de loonheffingen dan voor bijvoorbeeld het arbeidsrecht. Zo valt er veel meer onder ‘loon ’ als u het hebt over de loonheffingen, dan als u kijkt naar het arbeidsrecht.
Voor het arbeidsrecht is ‘loon ’ dat wat u ontvangt als tegenprestatie voor de arbeid die je hebt verricht. Maar voor de loonheffing worden bijvoorbeeld ook onregelmatigheidstoeslag en overwerk gezien als ‘loon ’.
Loon heeft trouwens veel synoniemen. Wat dacht u van: salaris, tantième, soldij, honorarium, stipendium. Als we spreken over loon, dan bedoelen we ook alle synoniemen.
Wat is de definitie van een werknemer?
Medewerkers die voor het arbeidsrecht werknemer zijn, hoeven dat voor de loonheffingen niet te zijn. Andersom kunnen personen die geen werknemer voor het arbeidsrecht zijn, dat voor de loonheffingen wel degelijk zijn.
Voor de loonheffingen is een werknemer altijd een natuurlijk persoon die werkt in een dienstbetrekking met een gezagsverhouding.
Wat is een inhoudingsplichtige?
Als werkgever met personeel bent u inhoudingsplichtig. En als zodanig heeft u de volgende verplichtingen en verantwoordelijkheden:
- bijhouden van een loon/salarisadministratie en een personeelsadministratie.
- Dit houdt onder meer in:
- opstellen en bewaren van de loonstaten
- inhouden, aangeven en afdragen van de loonheffingen (=loonbelasting én premies sociale verzekeringen) via de aangifte loonheffing
- jaarlijks verstrekken van de jaaropgave aan iedere werknemer
- verstrekken van een loonstrook aan de werknemer
- verplichtingen bij indiensttreding van een nieuwe werknemer (kopie identiteitsbewijs, e.d.)
- bewaren van administratieve gegevens
De salarisadministratie moet u 7 jaar bewaren, volgens de zogenaamde fiscale bewaarplicht.
Uitbesteden of zelf doen van de salarisadministratie?
Dit alles is veel werk en omgeven door een complexe en telkens veranderende wet- en regelgeving. U hebt niet alleen te maken met fiscale en sociale wetgeving, maar in veel gevallen ook met pensioenen en CAO’s. Veel ondernemers branden zich daar niet aan. Het kost veel tijd en loopt risico’s op boetes, maar ook het risico dat u geen of onvoldoende gebruik maakt van alle wettelijke mogelijkheden zijn alom aanwezig. Uitbesteden aan een specialist is dan verstandig.
Wilt u de loonadministratie zelf doen of deels, maar heeft u daar toch wel hulp bij nodig? Of wilt u alles rondom payroll (deels) uitbesteden? Het 100% Werkgeverscoach team kunt u ondersteunen om de loonadministratie te doen zoals u dit graag wilt.
Recente berichten
- Correctie bij een onjuiste toepassing van de 30%-regeling 28 november 2023
- Werknemer gedurende de dienstbetrekking geen vaste woonplaats 28 november 2023
- Aangiftetijdvak wijzigen voor 2024 27 november 2023
- Teveel ingehouden werknemer recht op een teruggaaf 23 november 2023
- Werknemers- en volksverzekeringen premiepercentages 2024 21 november 2023
- Vaste vergoeding gevolgen voor de loonheffingen of niet? 21 november 2023
- Bezwaar tegen de beschikking Whk 16 november 2023
- Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) 15 november 2023
- Minimumloon 2024 stijging van maximaal 15% 15 november 2023
- Kamerstukken in een overzicht 10 november 2023
Populaire berichten
en extra
lage kosten
loonstroken.
En nog meer voordelen.
Neem snel contact op.