Gebruik uniek personeelsnummer

Burgerservicenummer (BSN) of personeelsnummer

Als u geen burgerservicenummer van de werknemer hebt, moet u een personeelsnummer vermelden in de aangifte loonheffingen. Belangrijk is dat u een uniek personeelsnummer gebruikt, zodat de juiste loongegevens in de polisadministratie van UWV worden verwerkt.

De loongegevens van een werknemer worden gekoppeld aan een persoon in de polisadministratie op basis van het burgerservicenummer (BSN) of personeelsnummer in de aangifte loonheffingen. Als u een personeelsnummer hergebruikt, worden de loongegevens mogelijk gekoppeld aan de verkeerde persoon. Dit kan gevolgen hebben voor onder meer toeslagen, de vooraf ingevulde aangifte inkomstenbelasting en het recht op een uitkering. De Belastingdienst adviseert u het personeelsnummer te laten oplopen. Hoe langer het getal, hoe groter de kans dat het personeelsnummer uniek is. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om het personeelsnummer te laten beginnen of eindigen met het jaartal van indiensttreding. Zolang u geen BSN hebt, gebruikt u het personeelsnummer en moet u het anoniementarief toepassen.

BSN bekend

Is het BSN bekend dan moet u (ten minste) nog eenmaal het personeelsnummer samen met het BSN opgeven. Het BSN wordt in combinatie met het gebruikte nummer inkomstenverhouding gekoppeld aan het gebruikte personeelsnummer in de polisadministratie van UWV.

Let op

Wilt u later een inkomstenverhouding corrigeren of intrekken in een aangiftetijdvak waarin u alleen het personeelsnummer gebruikte? Dan moet u dat personeelsnummer in uw correctie gebruiken. Op dat moment was het BSN nog niet bekend in de polisadministratie.

Belang personeelsnummer

Bij afwezigheid BSN moet u een personeelsnummer gebruiken zodat de inkomstenverhouding geïdentificeerd kan worden in de polisadministratie. De inkomstenverhouding kenmerkt zich in de polisadministratie van UWV door 3 sleutelwaarden:

• het loonheffingennummer
• het nummer inkomstenverhouding
• het BSN

Het personeelsnummer neemt de functie van het BSN over, waardoor het personeelsnummer dan het sleutelgegeven vormt.

Meer informatie

Paragraaf 30.2 Handboek Loonheffingen 

Gerelateerde handreiking

Toepassing anoniementarief