
Paspoort en administratie werkgevers
9 augustus 2019 Uit Door 100% WerkgeverscoachWerkgevers moeten van het paspoort van nieuwe werknemers niet alleen de voorkant, maar ook de achterkant kopiëren en de kopie ervan bewaren in de salarisadministratie. Dat is noodzakelijk omdat het burgerservicenummer (BSN) op de achterkant staat.
In de paspoorten die tegenwoordig worden uitgereikt, staat het BSN op de achterkant. Dat betekent dat werkgevers die een nieuwe werknemer in dienst nemen, om aan de identificatieplicht te voldoen zowel de voorkant als de achterkant van het paspoort moeten controleren en kopiëren en de kopie ervan moeten bewaren in de salarisadministratie.
Op tijd voldoen aan identificatieplicht
De werkgever moet vóór de werknemer aan het werk gaat, voldoen aan de identificatieplicht. Bij het kopiëren van het identiteitsbewijs moet hij bovendien zorgvuldig te werk gaan. Maakt hij een verkeerde kopie, dan kan hij te maken krijgen met het hoge anoniementarief. Het vergelijken van de handtekeningen op het identiteitsbewijs en op de verklaring gegevens voor de loonheffingen is volgens de Hoge Raad niet nodig. Naast een paspoort is bijvoorbeeld een ID-kaart of een verblijfsvergunning ook een geldig identiteitsbewijs. Een rijbewijs daarentegen geldt niet als zodanig.
Niet altijd kopie maken en bewaren
Let op: van de identiteitsbewijzen van uitzendkrachten en andere ingeleende werknemers mogen werkgevers geen kopie maken en bewaren.
Het is wel verstandig om hun identiteit te controleren voordat zij aan de slag gaan. Zo voorkomen werkgevers dat ze bijvoorbeeld met een ingeleende werknemer aan de slag gaan die geen verblijfsvergunning heeft. Van buitenlandse uitzendkrachten mag wel een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt worden.
Zie ook:
Onjuiste combinatie BSN en geboortedatum in loonaangifte
Meer weten over hoe en wat met nieuw personeel naar loonadministratie zie hier?
Recente berichten
- Het lage-inkomensvoordeel (LIV) voor 2022 27 januari 2023
- Het anoniementarief 26 januari 2023
- Gebruikelijk loon zo laag mogelijk 24 januari 2023
- Buitenlandse arbeidskrachten en loonheffingen en de Belastingdienst 23 januari 2023
- Uitbetaalde Bedragen aan Derden (UBD) 20 januari 2023
- Lage-inkomensvoordeel (LIV) – uurloongrenzen 20 januari 2023
- Oekraïense vluchteling in dienst 18 januari 2023
- Aangifte loonheffingen en toelichting foutmeldingen werknemersgegevens 18 januari 2023
- Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen 2023 18 januari 2023
- 1 februari 2023 – los correctiebericht 2022 16 januari 2023
Populaire berichten
en extra
lage kosten
loonstroken.
En nog meer voordelen.
Neem snel contact op.